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视频会议系统如何才能够发挥最大作用?

来源:劲浪科技 更新时间:2019-03-14      

我们都知道,企业日常会议是不可或缺,我国企业开会的频率相对比较高,通过开会也能解决一些问题,所以,开会成为很多上班族日程不可或缺的工作之一。但是,开会频率虽然很高,但是还是没有达到预期的效果,有时会出现领导在台上讲得兴致正浓,台下的同事却出现注意力不集中等现象。这就是我们需解决的问题,今天我们来聊聊如何才能发挥出视频会议的最大价值。
 
第一需建立清晰的会议条理:我们开会目的是为了解决问题,但有时在实际操作中却事与愿违。远程视频会议的架构、功能及操作,都为此做好了铺垫。在远程视频会议平台上,会议召集人可以预先上传会议资料到“云端”,并在会议进行中随时调用,充足的准备使会议条理更加清晰,议题更明确,与会者更容易就有关议题发表独到见解,更易达成共识、生成决策,较实际会议更易管理。
视频会议系统
 
选择适用的开会方式:在政府及企事业单位的日常工作中,开会频率是非常高的,一些重要会议的规模也会很大,不但耗时多,也需要有大量财力物力精力去准备。实际上,有超过九成的会议是能用“视频会议”方式取代的。现在,基于互联网的发展和支持,远程视频会议能提供最便捷的远程会议,革新会议模式,从根本上使“高效开会”成为习惯。
 
 
合理分配会议权限:实地会议中,会议管理权限经常会由于特殊情况发生转移,发言时长不易控制,容易变成“少数人的会议”或是“报告会议”。但是,在视频会议中,因为会议权限有严格限制及合理分配,就可以避免发生这种情况。视频会议系统能由会议管理员对所有参会人员发送会议邀请,由参会人账号、密码登录相应会议室。管理员能以更权威的角色引导会议进展,让会议在规定时间内达成既定目标。
 
 会议成本得到有效控制:远程视频会议最能体现会议的“成本效益”原则。不仅仅是节省差旅费用、会场租用费、办公用品费等实际支出,也在“会议价值最大化”上表现突出。在远程视频会议平台上召开视频会议,费用预算是很低的。
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